Казалось бы, механизм оформления приема на работу нового сотрудника достаточно скрупулезно урегулирован действующим законодательством. Однако, практика показывает, что именно на этой стадии возникают ошибки, являющие следствием бессистемности работы начинающих кадровиков или вообще отсутствием таковых (особенно, у совсем «юных» юридических лиц). А это в дальнейшем может повлечь определенные негативные последствия для компании.

Так, например, пункт 3 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает ответственность за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора или гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

А, в соответствии с пунктом 3 ст.5.27.1 того же Кодекса, допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати тысяч до двадцати пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятнадцати тысяч до двадцати пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста десяти тысяч до ста тридцати тысяч рублей.

Поэтому, хотелось бы ниже максимально подробно рассмотреть процедуру оформления приема на работу нового сотрудника. Мы рассмотрим стандартную ситуацию, при которой будущий работник принимается на работу в обычном порядке.

Необходимые документы

Прежде всего, необходимо перечислить документы, которые работодатель может потребовать от работника при оформлении. Итак, это:

  • 1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. В РФ к документам, удостоверяющим личность, приравнивается загранпаспорт, удостоверение личности военнослужащего или моряка, служебное удостоверение работника прокуратуры, свидетельство о рождении (если на работу принимается гражданин, не достигший возраста 14 лет).
  • 2. Трудовая книжка (за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые (тогда трудовая книжка оформляется работодателем) или на условиях совместительства). Если трудовая книжка была ранее утрачена работником, то работодатель, по письменному заявлению работника может оформить ему новую трудовую книжку (с указанием причины такого оформления). Также, если это возможно, утраченную трудовую книжку работник может восстановить на последнем месте работы.
  • 3. Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. В случае, если работник поступает на работу впервые, и не имеет страхового свидетельства пенсионного фонда, оно оформляется работодателем.
  • 4. Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
  • 5. Документ об образовании или (и) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). С 01 июля 2016 г. вступил в силу Федеральный закон №122 от 02 мая 2012 г., в соответствии с которым при оформлении трудовых отношений с наемным работником должны применяться профессиональные стандарты (перечень таких стандартов и требований к ним указан на сайте Минтруда РФ). Соответственно, при приеме на должность, обозначенную в указанном перечне, квалификация работника должна быть подтверждена документально.
  • 6. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которая устанавливается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел (этот документ необходим при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой, в соответствии с действующим законодательством, не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.) Хотелось бы обратить внимание на то, что в 2017 году планируется принятие закона, в соответствии с которым при принятии на работу в отдельных случаях потребуется также справка об отсутствии административного наказания в связи с употреблением наркотиков и психотропных веществ без врачебного назначения.
  • 7. В случаях, предусмотренных действующим законодательством, работник подлежит обязательному предварительному медицинскому осмотру. К таким работникам, например, относятся лица, не достигшие 18-летнего возраста, работники торговли, сферы образования, некоторые работники железнодорожного и авиатранспорта, работники, чья трудовая деятельность осуществляется во вредных и опасных условиях.

Процедура оформления на работу

Получив необходимые документы, работодатель приступает непосредственно к оформлению приема работника на работу.

Данную процедуру можно представить в виде следующих шагов:

  • 1. Подача работником заявления о приеме на работу. Заявление принимается у будущего работника и регистрируется в соответствующем журнале регистрации.
  • 2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя, такими как Правила внутреннего распорядка, Правила корпоративного поведения (в случае их наличия), Должностная инструкция и иные внутренние акты и положения, которые будут регламентировать деятельность нового работника. Работник знакомится с такими документами под роспись с указанием даты. Практикующие кадровики предлагают несколько способов оформления процедуры ознакомления. Наиболее популярным и удобным является прикрепление к акту ознакомительного листа, в котором, в списочном порядке, указываются все ознакомленные с ним лица, а также их росписи и даты ознакомления. Также возможно оформление отдельного журнала ознакомления с перечисленными локальными актами, в котором указывается фамилия, имя и отчество ознакомившегося, а также дата и подпись.
  • 3. Следующим шагом является непосредственно заключение трудового договора. Согласно действующему законодательству, трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора. Практикующие юристы и специалисты в области кадрового учета рекомендуют также на данном этапе заключать договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной). В Постановлении Минтруда РФ от 31 декабря 2002 № 85 перечислены виды работ и должности работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности, а также утверждены типовые формы такого договора.Важно отметить, что подписание вышеуказанных документов должно происходить до того момента, когда работник непосредственно приступит к осуществлению своей трудовой деятельности в компании.После подписания трудового договора и, в случае необходимости, договора о полной материальной ответственности, один экземпляр передается работнику, о чем на экземпляре работодателя, как правило, делается отметка (например, «один экземпляр получен работником Сидоровым С.С.»), которая также подписывается работником с указанием даты.
  • 4. На основании заявления работника и заключенного с ним трудового договора издается приказ о приеме на работу. Приказ о приеме на работу должен строго соответствовать условиям трудового договора (например, название должности работника, а также все даты и сроки, связанные с приемом на работу должны быть одинаковыми и в приказе, и в трудовом договоре). Данный приказ регистрируется в соответствующем журнале, а также объявляется новому работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
  • 5. Далее следует занесение работодателем записи в трудовую книжку работника. Согласно действующему законодательству, работодатель ведет трудовые книжки на всех работников, проработавших у него более пяти дней. Данная норма не распространяется лишь на работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Если у работника нет трудовой книжки – она оформляется работодателем. Все сведения о движении трудовых книжек заносятся в специальный журнал (книгу) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. На практике, в случае, если по какой-либо причине работник, не проработав пяти дней, решает, что данная работа ему не подходит, трудовой договор с ним расторгается, в трудовую книжку никаких записей не заносится. Тем не менее, рекомендуется делать запись в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним даже в таком случае. Таким образом, работодатель подтверждает, что трудовая книжка находится на руках у бывшего работника, и освобождает себя от возможных претензий работника, связанных с невыдачей трудовой книжки на руки в установленный законом срок.Следует обратить внимание на то, что в настоящий момент существует все более нарастающая тенденция к отказу от ведения трудовых книжек. В начале их предполагалось заменить электронной версией, потом и вовсе отменить для индивидуальных предпринимателей. Однако, в настоящий момент все еще действуют прежние нормы. А также прежние штрафы за их нарушение.
  • 6. Оформление личной карточки работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки утверждена Федеральной службой государственной статистики за номером Т-2. Учет личных карточек ведется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале (книге) учета личных карточек работников.Если у работника предусмотрено ведение личных дел работников, на данном этапе, как правило оформляется и регистрируется личное дело работника.Финальным шагом в отдельных случаях может стать сообщение сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, в соответствующий военный комиссариат или иной орган местного самоуправления; а также сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора, так как согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Трудовое законодательство Российской Федерации – многогранный механизм. Некоторые его нормы действуют еще со времен существования Советского союза, иные же изменяются достаточно интенсивно. Все вышеуказанные рекомендации составлены по состоянию трудового законодательства на сентябрь 2016 года.

В интересах каждого работодателя постоянно следить за изменениями норм трудового права. Если у Вас возникли сложности при оформлении трудового договора или появился другой правовой вопрос, обращайтесь в консалтинговую компанию Strategia Lex. Мы защитим Ваши интересы!